W skrócie
- Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – nie księguje się jej i nie odlicza z niej VAT.
- Proformy nie wystawia się w KSeF; prawdziwą fakturę wystawia się po zapłacie lub dostawie.
- Proforma służy jako oferta, podstawa przedpłaty albo dokument do odprawy lub wniosku o finansowanie.
Treść wzoru
Wyróżnione fragmenty to pola do uzupełnienia. Pobierz plik Word, aby go edytować, albo PDF do wydruku i wypełnienia odręcznego.
Sprzedawca: Nazwa firmy Adres NIP: NIP E-mail, telefon
Nabywca: Nazwa / imię i nazwisko Adres NIP: NIP – jeśli dotyczy
FAKTURA PROFORMA NR Numer
Data wystawienia: Data · Ważna do: Data
| Nazwa towaru / usługi | Ilość | Cena netto | VAT % | Wartość brutto |
|---|---|---|---|---|
| Nazwa | 1 | 0,00 zł | 23 | 0,00 zł |
| Nazwa | 1 | 0,00 zł | 23 | 0,00 zł |
| Nazwa | 1 | 0,00 zł | 23 | 0,00 zł |
| Razem netto | 0,00 zł | |||
| VAT | 0,00 zł | |||
| Razem brutto | 0,00 zł | |||
Forma płatności: przelew / przedpłata na rachunek nr Numer rachunku, tytuł: „Proforma nr Numer”. Termin płatności: Data.
Uwagi: warunki dostawy, termin realizacji, gwarancja.
Dokument nie jest fakturą VAT i nie stanowi podstawy do odliczenia podatku. Faktura zostanie wystawiona po otrzymaniu zapłaty lub dokonaniu dostawy.
Jak wypełnić wzór
- Osobna numeracjaProformy numeruj niezależnie od faktur, np. PF/1/2026.
- Pełne dane stronWpisz dane jak na fakturze – nabywca łatwo porówna je potem z fakturą z KSeF.
- Pozycje i stawki VATPodaj ilości, ceny netto i stawki VAT. Dla zwolnienia wpisz „zw” i podstawę prawną.
- Termin ważnościOkreśl, do kiedy obowiązują ceny – proforma działa jak oferta.
- Po zapłacie wystaw fakturęGdy klient zapłaci przed dostawą, wystawiasz fakturę zaliczkową lub końcową – w KSeF.
Co mówią przepisy
- Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT: nie rodzi obowiązku podatkowego, nie podlega ewidencji VAT i nie daje nabywcy prawa do odliczenia podatku.
- Od 2026 r. faktury VAT wystawia się co do zasady w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Proforma, jako dokument handlowy, nie jest przesyłana do KSeF.
- Otrzymanie zapłaty przed dostawą rodzi obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej (ustawa o VAT).
Źródła oficjalne
- Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535) – ISAP
- Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl
- Portal podatkowy Ministerstwa Finansów – podatki.gov.pl
Najczęstsze pytania
Czy fakturę proforma trzeba zaksięgować?
Nie. Proforma nie jest dowodem księgowym ani fakturą VAT – księguje się dopiero właściwą fakturę.
Czy proformę wystawia się w KSeF?
Nie. KSeF służy do faktur VAT. Proformę możesz wysłać e-mailem w PDF.
Czym różni się proforma od faktury zaliczkowej?
Proforma to oferta lub wezwanie do zapłaty bez skutków podatkowych. Faktura zaliczkowa jest fakturą VAT, którą wystawia się po otrzymaniu przedpłaty.
Czy osoba bez firmy może wystawić proformę?
Tak, proforma nie jest dokumentem podatkowym, ale osoba bez działalności nie wystawia potem faktury VAT – rozliczenie następuje rachunkiem lub umową.
Powiązane wzory
Wzór ma charakter informacyjny i należy go dostosować do konkretnej sytuacji. Nie zastępuje porady adwokata, radcy prawnego, notariusza ani doradcy podatkowego. Stan prawny na dzień 5 listopada 2026.