W skrócie
- Protokół jest dowodem stanu mieszkania – bez niego trudno rozliczyć kaucję i szkody.
- Spisuje się stan każdego pomieszczenia, wyposażenie, stany liczników i liczbę kluczy.
- Najlepiej dołączyć zdjęcia i sporządzić protokół dwa razy: przy wydaniu i przy zwrocie lokalu.
Treść wzoru
Wyróżnione fragmenty to pola do uzupełnienia. Pobierz plik Word, aby go edytować, albo PDF do wydruku i wypełnienia odręcznego.
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU MIESZKALNEGO
sporządzony w dniu Data w Miejscowość, w związku z wydaniem / zwrotem lokalu na podstawie umowy najmu / sprzedaży z dnia Data umowy.
Przekazujący: Imię i nazwisko, PESEL PESEL Przyjmujący: Imię i nazwisko, PESEL PESEL
Lokal: Miejscowość, ul. Ulica i numer, powierzchnia Powierzchnia m².
1. Stan pomieszczeń
| Pomieszczenie / element | Stan | Uwagi |
|---|---|---|
| Przedpokój | dobry / do naprawy | np. rysa na drzwiach |
| Pokój 1 | dobry / do naprawy | ... |
| Pokój 2 | dobry / do naprawy | ... |
| Kuchnia | dobry / do naprawy | ... |
| Łazienka | dobry / do naprawy | ... |
| Okna, drzwi, podłogi | dobry / do naprawy | ... |
2. Wyposażenie
| Przedmiot | Ilość | Stan |
|---|---|---|
| np. lodówka, marka ... | 1 | sprawna |
| np. pralka, marka ... | 1 | sprawna |
| np. kanapa, szafa, łóżko | 1 | stan |
3. Stany liczników
| Licznik | Numer licznika | Stan |
|---|---|---|
| Energia elektryczna | Numer | kWh |
| Gaz | Numer | m³ |
| Woda zimna | Numer | m³ |
| Woda ciepła | Numer | m³ |
| Ciepło / podzielniki | Numer | Stan |
4. Klucze i dokumenty
Przekazano: klucze do drzwi wejściowych – ilość szt., do skrzynki pocztowej – ilość szt., piloty/karty – ilość szt., inne. Przekazano dokumenty: instrukcje, gwarancje, umowy z dostawcami mediów.
5. Uwagi stron
Uwagi, zastrzeżenia, ustalenia dotyczące napraw. Do protokołu dołączono liczba zdjęć wykonanych w dniu jego sporządzenia.
Jak wypełnić wzór
- Obejdźcie mieszkanie razemProtokół sporządzajcie wspólnie, pomieszczenie po pomieszczeniu, w świetle dziennym.
- Opisuj konkretnieZamiast „stan dobry” wpisz konkretne uszkodzenia: „rysa 10 cm na blacie”, „pęknięta płytka przy wannie”.
- Spisz licznikiZapisz numery i stany wszystkich liczników – posłużą do rozliczenia mediów i przepisania umów z dostawcami.
- Zrób zdjęciaZdjęcia z datą to najmocniejszy dowód przy rozliczaniu kaucji.
- Podpiszcie dwa egzemplarzeProtokół podpisują obie strony; każda zatrzymuje jeden egzemplarz razem z umową.
Co mówią przepisy
- Po zakończeniu najmu najemca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 Kodeksu cywilnego).
- Protokół nie jest wymagany przez prawo jako odrębny dokument, ale jest podstawowym dowodem stanu lokalu przy rozliczeniu kaucji (art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów).
- Ten sam wzór sprawdzi się przy sprzedaży mieszkania – przy wydaniu lokalu kupującemu po akcie notarialnym.
Źródła oficjalne
- Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93) – ISAP
- Ustawa o ochronie praw lokatorów (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733) – ISAP
Najczęstsze pytania
Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?
Prawo nie nakazuje go wprost, ale bez protokołu bardzo trudno udowodnić, w jakim stanie mieszkanie zostało wydane i zwrócone. W praktyce jest standardem przy każdym najmie.
Co zrobić, jeśli najemca nie chce podpisać protokołu przy zwrocie?
Sporządź protokół z udziałem świadka, zrób zdjęcia i zanotuj odmowę podpisu. Zachowaj też protokół z dnia wydania lokalu do porównania.
Czy można potrącić z kaucji koszt malowania?
Tylko jeśli zniszczenia przekraczają normalne zużycie. Zwykłe przybrudzenie ścian po kilku latach najmu to zużycie, za które najemca nie odpowiada.
Powiązane wzory
Wzór ma charakter informacyjny i należy go dostosować do konkretnej sytuacji. Nie zastępuje porady adwokata, radcy prawnego, notariusza ani doradcy podatkowego. Stan prawny na dzień 5 listopada 2026.